Mai multa mobilitate si productivitate crescuta pentru echipa Alfredo

Asigurarea fluentei in utilizarea unui serviciu IT inseamna uneori sa apelezi la profesionisti. Alfredo, unul dintre cei mai cunoscuti distribuitori de produse alimentare, a inteles aceasta si a apelat la Dendrio si Microsoft pentru a pune la dispozitia angajatilor cel mai bun instrument de e-mail. Solutia identificata a fost migrarea de la Exchange Server 2010 la Office 365.

 

Despre client

Compania Alfredo are o experienta de aproape 20 de ani in distributia produselor alimentare, atat catre canale de retail cat si HORECA. Compania este certificata ISO 9001 si HACCP pentru conformitate cu politica de siguranta alimentara si opereaza un lant frigorific propriu cu sase depozite la nivel national. Alfredo are peste 170 de angajati si peste 500 de clienti activi. Cifra de afaceri anuala depaseste 40 milioane euro. Infrastructura IT este compusa din servere administrare intern, cca 50 PC-uri si peste 60 de dispozitive portabile (smartphone, tablete). Ca aplicatii de business, Alfredo utilizeaza o suita ERP, SFA, Business Analytics gazduita si administrata intern.

„Suntem o companie deschisa, care intelege rolul tehnologiei, prin urmare, am avut permanent suport din partea top managementului pentru a moderniza compania si a pune la dispozitia angajatilor cel mai bune unelte in derularea activitatii,” afirma Alexandru Barbu, IT Manager Alfredo.

 

Situatia

Pentru Alfredo, din perspectiva importantei instrumentelor folosite in activitatea curenta, e-mail-ul ocupa locul doi dupa aplicatia de ERP care gestioneaza procesele de baza (distributie, financiar, depozit etc) si are un nivel critic atat in relatia cu clientii cat si intern. Cea mai mare parte a activitatilor colaborative sunt derulate pe e-mail, de la discutii interne, informari, instiintari, intalniri etc pana la realizarea statisticilor zilnice. Complementar, compania foloseste si un file serve pentru stocarea si partajarea documentelor de interes comun.
Pentru solutia de e-mail, Alfredo a utilizat Microsoft Exchange Server 2010 (upgrade de la 2007) gazduita pe un server propriu si administrata de echipa IT. Solutia a fost completata cu Black Berry Enterprise Server pentru asigurarea cerintelor de mobilitate. Pentru 2013, conform planurilor de dezvoltare, Alfredo programase migrarea la Exchange Server 2013. In acest context, compania a initiat o analiza a costurilor si beneficiilor, care a identificat insa necesitatea unei modernizari a infrastructurii pentru asigurarea calitatatii si performnatelor solutiei pe termen lung. „In trecut am folosit tot suita de aplicatii Microsoft, mai exact Exchange 2007 si 2010, intentionand sa trecem la 2013. Nemultumiri nu existau, insa nu aveam redundanta la serverul de mail, iar echipamentele erau vechi si avea nevoie de un upgrade ca unitati de disc si RAM. Upgrade-ul era insa o solutie provizorie, deoarece pe termen lung se impunea achizitia a doua servere noi. In acest context am am facut o analiza din punct de vedere costuri/avantaje iar trecerea in cloud a fost cea mai buna alternativa,” mai afirma Alexandru Barbu.

microsoft-office365_alfredo3

Solutia
Pentru a elimina investitia in infrastructura hardware si a simplifica modul de administrare, Alfredo a ales Office 365, serviciul de email in cloud oferit de Microsoft. Business plan-ul care a stat la baza trecerii la Office 365 a avut ca cerinte: spatiul mai mare al casutei de e-mail, dupa care sincronizarea parolei, securitate sporita si posibilitatea utilizarii flotei actuale de telefoane Black Berry ce se sincronizau prin vechiul serviciu de Black Berry Enterprise Server (BES). Pentru fundamentarea alegerii, echipa IT a Alfredo a derulat un trial de Office 365 si a verificat mai multe referinte locale pentru a intelege modul de abordare si derularea efectiva e proiectului.

„Am fost placut impresionat ca in 30 de minute de la inregistrare am avut o adresa de email activa si cat de usor am putut sincroniza contul pe dispozitivele mobile. De asemenea, a contat si faptul ca numeroase companii locale folosesc deja Office 365, ceea ce arata o maturitate a serviciului” considera Alexandru Barbu.

Alfredo a contractat Microsoft Office 365 pe baza unui contract Open Value Subscription si a optat pentru serviciul de e-mail gazduit Exchange Online Plan 1. Pentru migrarea de la solutia on premises, Alfredo a ales Dendrio, partener Microsoft implicat in proiectul Cloud Accelerate.

„Am avut discutii cu mai multi furnizori, insa de la Dendrio am primit cele mai concise informatii legate de migrare. Experienta lor a facut ca procesul in sine sa fie fluent, fara pierderea mesajelor. Serviciile au fost oprite vineri la ora 18.00 si sambata la ora 12.00 totul era functional” declara Alexandru Barbu.

Dupa doua saptamani de analiza si planificare, migrarea celor 100 de utilizatori a avut loc peste weekend si a implicat configurarea conturilor Office 365 si mutarea efectiva a continutului casutelor de e-mail. Alfredo a optat si pentru integrarea cu Active Directory si Active Sync, utilizatorii beneficiind astfel de acces centralizat la resurse prin Single Sign On precum si sincronizarea serviciului de e-mail pe orice dispozitiv mobil: iPhone, Android sau Black Berry.

 

Beneficii

Pentru Alfredo, trecerea la Office 365 aduce in principal un plus de simplitate in organizatie si usurinta in utilizare, elemente care conteaza atat pentru managementul cat si pentru angajati. Din perspectiva IT, elimina o solutie care inducea costuri si efort de adminsitare prin trecerea la un serviciu matur si stabil, cu disponibilitate 99,982, garantata contractual de Microsoft.

Cresterea disponibilitatii si calitatii serviciului de e-mail utilizat. Pentru Alfredo, Office 365 a adus un e-mail accesibil oricand si de pe orice dispozitiv mobil, precum si caracteristici superioare in ceea ce priveste spatiul pe server si dimensiunea atasamentelor.

„Punctele de atractie ale Office 365 au fost dezvoltarea pe termen lung si unele caracteristici suplimentare precum spatiul mai mare pe server, atasamente mai mari (10 MB limita) si certificatele digitale. Office 365 le ofera pe toate, alaturi de o disponibilitate maxima fata de ce putea avea pe infrastructura interna. Mai mult, avem posibilitatea sa trecem oricand la planuri superioare pentru functionalitati de videoconferinta, lucru colaborativ etc ” afirma Alexandru Barbu.

Simplificarea administrarii si eliminarea rutinei pentru echipa IT. Prin trecerea la Office 365 Alfredo a externalizat catre Microsoft activitatea de administrare a celor doua servere care sustineau solutia de e-mail. Aceste activitati atentie din partea echipei IT si erau consumatoare de timp.

„Cu Office 365 am scapat de stresul unor posibile intreruperi ale e-mailului prin caderea serverului serverului din motive fizice, lipsa curentului sau alti factori externi. De asemenea, am castigat lunar cca 20 de ore de munca, timp ce a fost alocat altor proiecte cu valoare mai mare. Consider ca IT-ul nu trebuie blocat in activitati de rutina ci trebuie sa se preocupe de cresterea eficientei si productivitatii utilizatorilor” afirma Alexandru Barbu.

Reducerea costurilor cu IT-ul prin eliminarea infrastructurii hardware aferente solutiei de e-mail. Conform planurilor, in 2014 Alfredo urma sa faca un upgrade al solutiei de e-mail, proces care implica o investitie semnificativa atat din punct de vedere financiar cat si ca volum de munca. Pentru majoritatea companiilor, cea mai importate parte a bugetului IT o reprezinta costul cu serviciile de intretinere si administrare si nu echipamentele in sine. Cu Office 365, Alfredo a eliminat aceasta investitie punctuala si a transferat efortul pe termen lung. Mai mult, deoarece Office 365 este un serviciu gazduit si administrat de Microsoft, costurile au fost reduse.

„Consider ca investitia in echipamente fizice (servere) se justifica doar pentru aplicatiile interne ce solicita timpi mici de raspuns, ma refer la aplicatiile de ERP si cele de raportare. Email-ul este un instrument important, dar care suporta intarzieri de 2-3 secunde. Prin urmare, am optat pentru un serviciu in cloud si am eliminat investitia in hardware dar si costurile cu administarea. Daca avem in vedere ca serverele trebuie intretinute si schimbate periodic, pe termen lung avantajul este evident” afirma Alexandru Barbu.

Cresterea transparentei cheltuielilor cu IT-ul prin plata unui abonament lunar. Cu Office 365, Alfredo poate estima mult mai usor cheltuielile pe viitor, inclusiv pentru adaugarea sau eliminarea de utilizatori. Aceasta facilitate are un efect pozitiv asupra capacitatii de bugetare a companiei.

Decizia Alfredo pentru migrare la Microsoft Office 365 nu a avut ca obiectiv principal reducerea costurilor sau imbunatatirea radicala a solutiei de e-mail ci asigurarea unui mediu de lucru simplu si eficient pentru angajati. Complementar, Alfredo a urmarit cresterea eficientei in cadrul departamentului IT prin eliminarea activitatilor de rutina si alocarea resurselor catre activitati cu valoare adaugata mai mare.

„Intr-o companie cele mai mari cheltuieli IT nu sunt alocate pentru echipamente ci pentru personalul care le intretine si administreaza.. Trecerea la Office 365 a redus considerabil numarul de ore dedicate asigurarii functionarii solutiei de e-mail, ceea ce implicit inseamna timp mai mult pentru personalul IT in gestionarea unor activitati mai importante” mai afirma Alexandru Barbu, IT Manager Alfredo.