Infinit Solutions Agency castiga timp cu Office 365

Ce isi poate dori mai mult o agentie de publicitate decat libertate de miscare si creatie, fara constrangeri din partea tehnologiei? Infinit Solutions Agency, cea mai mare agentie independenta de publicitate digitala din Romania, a migrat intreaga echipa la Microsoft Office 365, pentru a trece la un mod nou de lucru, bazat pe colaborare si mobilitate.

 

Despre client

Dezvoltata in jurul unui concept propriu – Tradigital™ – care combina publicitatea digitala cu metodele si canalele traditionale de comunicare, Infinit este una dintre cele mai importante agentii independente de publicitate din Romania. Infiintata in 2007 ca o initiativa antreprenoriala, Infinit Solutions Agency are astazi un nucleu de 45 de angajati si serveste clienti precum Honda, Praktiker, Royal Canin, Inmedio, Rompetrol, Abbott sau Anadolu.

 

Cerinte de business

Publicitatea este un domeniu colaborativ prin excelenta, iar comunicarea in cadrul echipelor care gestioneaza un proiect, cat si intre agentie si clienti, este foarte intensa. Pentru Infinit e-mailul este principalul canal de interactiune cu clientii.

Pana la inceputul anului 2014, Infinit Solutions Agency a utilizat o solutie de e-mail bazata pe un server Linux si interfata de client Outlook. Pentru accesul din exteriorul organizatiei angajatii aveau la dispozitie un serviciu webmail, fara sincronizare cu dispozitivele utilizate: laptop, telefon, tableta etc. Administrata intern, aceasta solutie avea inevitabil, chiar daca foarte rar, perioade de intrerupere cauzate de lipsa unei infrastructuri redundante. Intreruperile nu erau frecvente, insa neplacute intr-o activitate care se deruleaza cu precadere in timp real, pentru obtinerea feedback-ului de la clienti in diverse campanii. ”In mod evident depindem de e-mail, iar intreruperile acestuia induceau un stres major in organizatie, pentru ca nu aveam siguranta trimiterii mesajelor catre destinatari. Din cauza acestor incertitudini eram exagerat de vigilenti, ceea ce consuma timp si atentie, pe care insa doream sa le alocam unor activitati creative” afirma Alexandru Cernatescu, co-fondator si CEO Infinit Solutions Agency.

Dincolo de asigurarea continuitatii solutiei de e-mail, Infinit Solutions Agency a definit intern o serie de cerinte pentru imbunatatirea modului de lucru colaborativ din cadrul organizatiei, cresterea gradului de mobilitate si asigurarea accesului centralizat la documentatie si informatii. De asemenea, un alt obiectiv era reducerea timpului de configurare a conturilor pentru utilizatorii noi. Desi fluxul de personal in cadrul Infinit Solutions Agency  nu este mare, in functie de proiecte,  compania relationeaza pe perioade determinate cu diversi colaboratori care au nevoie sa fie integrati in echipa si sa aiba acces la toate aplicatiile necesare, procese mai dificil de realizat cu o arhitectura IT traditionala si licentiere pe dispozitiv (OEM).

 

Solutia

Pentru asigurarea continuitatii in functionarea e-mailului, Infinit Solutions Agency a evaluat mai multe optiuni, de la cresterea performantei infrastructurii proprii, pana la mutarea solutiei la un furnizor local de hosting. O astfel de abordare era insa greu de standardizat, iar nivelul de calitate a serviciilor nu era garantat la un nivel satisfacator.

microsoft-office365cs

„Am simtit nevoia standardizarii acestui serviciu si totodata am inteles ca investitiile pe care noi le putem face in tehnologie nu se pot compare cu cele facute de un furnizor global. Prin urmare, am ajuns la concluzia ca mutarea in cloud este solutia optima” mai afirma Alexandru Cernatescu.

Conform cerintelor definite de Infinit Solutions Agency, serviciul ales trebuia sa ofere: un e-mail mai stabil, simplificarea operatiunilor de configurare si administrare a conturilor, facilitati pentru partajarea de documente, back-up, precum si o crestere a mobilitatii.

In etapa urmatoare, Infinit Solutions Agency a analizat serviciile de cloud computing disponibile pe piata locala si a identificat Microsoft Office 365 drept oferta potrivita cerintelor si asteptarilor din organizatie. In urma discutiilor avute cu reprezentatii Dendrio, partener Microsoft in programul Cloud Accelerate, Infinit Solutions Agency a migrat la suita completa “Office 365 pentru companii medii”care include: Echange Online, OneDrive, SharePoint Online, Lync Online si care permite instalarea ultimei versiuni de Office Pro Plus pe mai multe dispozitive.

„Office 365 ne-a atras din start prin conectivitatea oferita si sincronizarea intre dispozitive diferite. Practic, poti incepe o prezentare pe laptop, o poti continua pe tableta si o revedea pe telefon, ceea ce este ideal pentru modul nostru de lucru,” mai afirma Alexandru Cernatescu.

 

Derulare proiect

Infinit Solutions Agency a migrat la Office 365 in prima parte a anului 2014 cu suport din partea Dendrio, care a planificat si gestionat intreg procesul: configurare conturi noi, transfer mesaje, configurare SharePoint, training utilizatori etc. Migrarea efectiva nu a generat intreruperi ale activitatii si nici pierderi ale corespondentei.  Proiectul a implicat si integrarea Office 365 cu Active Directory pentru asigurarea unei autentificari unice a utilizatorilor in sistem si acces centralizat la alte resurse IT.

„Am avut in Dendrio un partener potrivit pentru derularea acestui proiect, deoarece a incercat permanent sa inteleaga procesele noastre interne si sa ne ofere o solutie personalizata. Calitatea serviciilor a fost ridicata, ceea ce pentru noi a contat foarte mult,” considera Andrei Cernatescu, Co-Fondator si COO si CFO Infinit Solutions Agency, implicat direct in procesul de migrare la Office 365.

 

Beneficii

Trecerea la Microsoft Office 365 are efecte rapide si semnificative asupra modului de lucru in cadrul Infinit Solutions Agency. Cei 45 de angajati ai companiei folosesc o suita de productivitate unitara, au adoptat un nou mod de colaborare, cu acces simultan si centralizat la documente, identificarea versiunilor, indicatori de prezenta, partajare de agenda si task-uri etc. E-mailul are o disponibilitate de 99.9%, garantata contractual de Microsoft si poate fi accesat de pe orice dispozitiv. Mai mult, pe parcursul deplasarilor, angajatii Infinit Solutions Agency folosesc facilitatile de videoconferinta din Lync Online. „Beneficiile sunt atat masurabile, daca ne referim cu precadere la reducerea costurilor cu IT-ul, dar mai ales intangibile, daca ne referim la cresterea mobilitatii si omogenitatii echipei. Office 365 este un instrument care ne imbunatateste activitatea, simtim asta. Castigam timp, iar timpul inseamna bani”mai afirma Andrei Cernatescu.